pixabay/tumisuPflicht zur Führung von elektronischen Entgeltunterlagen
in Vorbereitung auf die ab dem 01. Januar 2023 angebotene elektronische Betriebsprüfung zur Sozialversicherung sind seit dem 01. Januar 2022 die begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorzulegen. Eine detaillierte Aufzählung der in elektronischer Form aufzubewahrenden Unterlagen findet sich in § 8 Abs. 2 BVV (https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html). Für die künftige elektronische Betriebsprüfung gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026. Auf Antrag des Arbeitgebers kann bis dahin auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet werden.
Für die betriebliche Altersversorgung (bAV) relevant ist § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV: „Folgende dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen … Nr. 6. die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes …“. Dort betreffen die bAV § 2 Abs. 1 Nr. 6 und Nr. 10 NachwG (https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html).
- 6: „die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,“. Dies umfasst die Entgeltumwandlung von Bruttolohn in bAV-Beiträge sowie die Arbeitgeberzuschüsse zur bAV und ggf. die Laufzeit bzw. Leistungsauslöser (Fälligkeit) des bAV-Vertrages.
- 10: „ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.“. Darunter ist vor allem die hauseigene Rahmenrichtlinie/Versorgungsordnung zur bAV zu verstehen, welche die Ansprüche auf bAV für die Arbeitnehmer*innen regelt.
BMAS-Referentenentwurf: Änderung des Nachweisgesetzes mit Auswirkungen auch auf die bAV
Rund ein halbes Jahr vor Ablauf der Frist zur Umsetzung in nationales Recht – am 31.07.2022 – hatte das BMAS Anfang Februar 2022 einen – bislang noch nicht veröffentlichten – Referentenentwurf für die Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen vorgelegt.
Im Mittelpunkt des Referentenentwurfs stehen, Änderungen des Nachweisgesetzes in Form erweiterter Pflichten des Arbeitgebers zur Unterrichtung über wesentliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses, sowohl bei Abschluss des Arbeitsverhältnisses als auch nach erfolgten Änderungen. Die Frist, innerhalb derer die Unterrichtung zu erfolgen hat – derzeit ein Monat –, verkürzt sich für einen großen Teil der Unterrichtungsgegenstände auf sieben Werktage. Davon betroffen ist auch das Arbeitsentgelt, das Bestandteil von bAV-Zusagen ist bzw. von ihnen regelmäßig berührt ist. Der Referentenentwurf sieht außerdem eine bislang im Nachweisgesetz nicht enthaltene, neue Bußgeldvorschrift für unrichtige, unvollständige oder nicht fristgerechte Unterrichtungen vor, wodurch die Informationspflichten nochmals eine neue Qualität bekommen.
Direkte Relevanz für die betriebliche Altersversorgung ergibt sich insbesondere aus folgenden Punkten: § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG soll in Nr. 13 um die Verpflichtung erweitert werden, dass der Arbeitgeber im Falle der Zusage einer betrieblichen Altersversorgung den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers anzugeben hat. Dies geht allerdings über den Wortlaut der Richtlinie (EU) 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.06.2019 hinaus. Nicht zuletzt mit Blick auf andere bestehende Informationspflichten, wie z.B. den im Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) bzw. der VAG-Informationspflichtenverordnung geregelten, erscheint diese Vorschrift aus Sicht von Experten als entbehrlich.
Bedeutsam für Prozesse der betrieblichen Altersversorgung ist darüber hinaus, dass ungeachtet der in Artikel 3 Satz 2 der Richtlinie vorgesehenen Möglichkeit, die Informationen unter bestimmten Voraussetzungen elektronisch zur Verfügung zu stellen, es im Referentenentwurf bei der bestehenden Formulierung des § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG bleibt, die den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausschließt. Es bleibt abzuwarten, ob diese Formulierung im Zuge des parlamentarischen Verfahrens Bestand haben wird.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema oder zur Abwicklung haben, zögern Sie bitte nicht, uns direkt anzusprechen. Wir helfen gerne!
Viele Grüße
Ihre ASS-KO
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