Arbeitgeber müssen seit dem 1. August detaillierter als bisher über Zusammensetzung, Höhe, Fälligkeit und Art der Auszahlung des Gehalts informieren – und das betrifft auch die betriebliche Altersversorgung (bAV).
Unverändert fordert das Gesetz vom Arbeitgeber, den Arbeitsvertrag und die wesentlichen Vertragsbedingungen, zu denen auch die betriebliche Altersversorgung oder Zeitwertkonten zählen, schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz kann allerdings nun Geldbußen von bis zu 2.000 EUR pro Fall (§ 4 NachwG) nach sich ziehen.
Und so wirkt sich die Ausweitung der Nachweispflichten auf die bAV konkret aus:
- Sagt ein Arbeitgeber eine bAV über einen externen Versorgungsträger zu, so muss er nun Name und Anschrift des Versorgungsträgers Diese Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Information verpflichtet ist, wie das bei Pensionskassen, Pensionsfonds und Direktversicherung nach dem Versicherungsvertragsgesetz in Verbindung mit der VAG-Informationspflichtenverordnung der Fall ist. Bei der Direktzusage steht der Versorgungsträger von vornherein fest, da das Unternehmen diese selbst erteilt. Insofern bleibt noch die Unterstützungskasse als Durchführungsweg, bei dem der Arbeitgeber die Nachweispflicht zu beachten hat.
- Der Arbeitgeber muss detaillierter als bislang über Zusammensetzung, Höhe, Fälligkeit und Art der Auszahlung des Arbeitsentgelts informieren. Dazu zählen auch Entgeltbestandteile, die der Finanzierung einer bAV dienen. Wenn die bAV in Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt ist, können die erweiterten Informationspflichten durch einen Hinweis auf diese Regelungen ersetzt werden. Bei Vereinbarung einer Versorgungsordnung in Form einer Gesamtzusage wird deren bloße Veröffentlichung hingegen womöglich nicht genügen, sondern eine schriftliche Mitteilung an alle Beschäftigten erforderlich sein. Dagegen dürfte bei einer arbeitnehmerfinanzierten Versorgung die Dokumentation im Rahmen der Entgeltumwandlungsvereinbarung ausreichen.
- Hinweis: ASS-KO hat bereits seit Juli 2022 alle Informationsprozesse und Dokumentationen derselben rechtskonform erweitert.So wurde die Dokumentation der AN-Information zum Versorgungsangebot des Unternehmens um die Unterschrift (digitale Freigabe zur Gegenzeichnung) des Arbeitgebers ergänzt.Und die Dokumentation der Entscheidung der Arbeitnehmer zum Beitritt zum betrieblichen Versorgungswerk (Beratungsprotokoll) weist seitdem explizit die Zusammensetzung und Höhe des auf die bAV entfallenden Arbeitsentgelts in Euro und Cent aus:
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- Arbeitnehmeranteil,
- gesetzlicher und ggf. freiwilliger Arbeitgeberzuschuss (AGZ),
- ggf. freiwilliger Arbeitgebervorsorgebetrag (AVB)
- sowie ggf. die Höhe der altersvorsorgewirksamen Leistungen (AVWL).
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„Klarstellung“ des BMAS nicht mehr ins Gesetz gefunden
Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) am 7. Juli 2022 in einem Brief an die Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung (aba) – Link zum Dokument – klargestellt hat, dass nach deren Auffassung die bAV durch Entgeltumwandlung nicht unter die Bestimmungen des NachwG fällt. Der Arbeitgeber muss nach den Bestimmungen des NachwG zwar über das Arbeitsentgelt informieren, „nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von den Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird. Das NachwG ist daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“. Leider hat die „Klarstellung“ des BMAS keinen Einzug mehr in das Gesetz gefunden.
Praxistipp: Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, ob es bis zu einer in der Zukunft zu treffenden höchstrichterlichen Entscheidung auf das öffentliche und offizielle BMAS-Schreiben an eine sachverständige Partei im Gesetzgebungsverfahren vertrauen kann (und darf), d.h. die Dokumentationen und Entgeltumwandlungsvereinbarungen in der bisherigen digitalen Form (von AN und AG jeweils digital unterzeichnet und als ausdruckbare PDF-Dateien für AN und AG jederzeit im Portal zugänglich) festhalten möchte oder ob es diese von ASS-KO digital erzeugten Dokumente nachträglich ausdruckt, im Original unterzeichnet und den einzelnen Arbeitnehmern in Papierform zur handschriftlichen Gegenzeichnung und Rücksendung zuführt.
Disclaimer: Bitte beachten Sie, dass die Ausführungen allgemeine Informationen darstellen und lediglich unsere Einschätzung wiedergeben. Konkrete Einzelfragen sollten Sie unbedingt mit einer rechtskundigen Person (z. B. Rechtsanwalt oder Steuerberater) klären.
