smartPENSIONS

Was sind smartPENSIONS?

Zentrale Verwaltung & Kommunikation aller bAV-relevanten Informationen

bAV-relevante Informationen seitens eines Unternehmens an die Belegschaft – allgemein und individuell, stationär und mobil (Mitarbeiter-Portal).

Unabhängig von der Anzahl der Versorgungsträger, einschließlich sämtlicher bAV-relevanter Dokumente in ein zentrales Expertensystem zur gemeinsamen aktiven Bewirtschaftung.

Maximal einfache Bewirtschaftung

Von Probezeit bis Ruhestand aller Mitarbeitenden, mit oder ohne bestehende Versorgungszusagen, und deren bAV-Verträge für die „Personaler“ – ohne benötigte Versicherungskenntnisse – mittels Bereitstellung kontextsensitiver elektronischer (Melde-)Assistenten und eines Ticket-Systems für Aufgaben (Arbeitgeber-Portal).

Aktive Bewirtschaftung, statt nur passive Verwaltung von Daten und Dokumente: Eintritte und Anmeldungen zur bAV, pünktliche Information der Arbeitnehmer über Ansprüche und Höhe der Arbeitgeber-Zuschüsse, aktive Erzeugung von Beratungsaufträgen an bAV-Vermittler – je nach Anlass, Übernahme des Veränderungsmanagements laufender Zusagen und Verträge, Übernahme der Kommunikation mit Versorgungsträgern inklusive Erledigungskontrolle, fristenkonforme Begleitung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Austritten und Abmeldungen, ggf. Verwahrung von Originalurkunden (Outsourcing)

Zukunftsfähige Technologien

Die Responsive Web-APP erhöht die Nachhaltigkeit der Versorgungen:

keine eigene Installation
Browser-basierte Anwendung
deutscher Datenschutz
Server-Standorte in Deutschland
durchgängige Verschlüsselung aller Daten und Kommunikation

Digitale Unterschriften & Workflow

Digitale Stempel/Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber innerhalb des Systems für alle formularbasierten Dokumente, Möglichkeit der „Distanzberatung“ und Einholung digitaler Arbeitnehmerunterschriften via smart!Sign (via SMS-Link oder QR-Code).

smart!Sign – Unterschriften in unter 30 Sekunden, überall und auf allen mobilen Geräten.

Information, Arbeitnehmer-Erklärungen, Protokollierung, Beantragung/Veränderung bAV-Vertrag, Freigabe/Gegenzeichnung durch Arbeitgeber, Policierung, automatische Ablage, Kommunikation, Archivierung, Dokumente und Schriftverkehr, beliebige Formulare, Vorgänge und Aufgaben mit Wiedervorlagen und Erledigungskontrolle

’Ressourceneinsparung

Einsparung von über 80% bei Papier, Zeit & Geld, Vorgangsmappen, Akten, Regale, Lagerfläche, Porto, Versandmaterial, Konfektionierung, Arbeitszeit, Personalkosten usw.

Mit integriertem Plausibilitätskontrollen-System in allen Meldungen und Prozessen, kontext-sensitive Assistenten, Vorgaben für einheitliche Texte und Formulare, Bereitstellung datenschutzkonformer Kommunikationswege, Simplifizierung von Vorgängen etc.

Wertschätzung in der Belegschaft & von zukünftigen Mitarbeitern und Fachkräften

Durch den einfachen und innovativen (mobilen & stationären) Zugriff auf alle Informationen für die Arbeitnehmer, verbesserte Aktualität von Informationen und Dokumenten, sowie ansprechendes Infotainment (Videos, Rechentools, Erklärungen) entsteht in der Belegschaft Verständnis und Wertschätzung für das bAV-Angebot des Unternehmens!

Das Alleinstellungsmerkmal Ihres Unternehmens im Wettbewerb um neue Mitarbeiter & Fachkräfte.

Welche Prozesse übernimmt ASS-KO für Sie?

Erstellung von Infomaterial für Ihre Mitarbeiter

Entwicklung eines mandatsspezifischem Service-Portals für Mitarbeiter (MA-Portal)
Hinterlegung der Versorgungsordnung sowie leicht verständlicher Informationsbroschüren als PDF
Diverse Artikel und FAQs in Text- oder PDF-Form zu bAV-relevanten Themen
Schaubilder und Videos zu bAV-relevanten Themen
Online-Rechner (Brutto/Netto, Sparpläne, div. Finanzrechner)
Angebotsanforderungen für individuelle bAV-Förderberechnungen
Generierung persönlicher Benutzerkonten zum MA-Portal für jeden Arbeitnehmer
24/7-Webzugriff für jeden Arbeitnehmer auf dessen persönliche bAV-Daten und -Dokumente sowie Kommunikation
Einsatz einer für den mobilen Gebrauch optimierten Web-APP

Migration bestehender Daten in das Online-Portal

Datenschutzkonformer Import von Belegschaftsdaten (Stammdaten, als Auftragsdatenverarbeitung in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Mandanten)
Datenschutzkonformer Import von Bestandsvertragsdaten (eigene Daten/Listen des Mandanten, Daten-/Listen der Versorgungsträger nach Lieferung)
Einscannen von Dokumenten vor Ort beim Mandanten
Import und Zuordnung der Dokumente in smart!bAV
Import und Zuordnung elektronisch gelieferter Dokumente seitens der Versorgungsträger (ggf. nach erfolgter Lieferung)

Informationsveranstaltung & Schulung für Mitarbeiter

Durchführung fakultativer Infoveranstaltungen (ca. 60 Minuten) zum bAV-Angebot des Unternehmens pro Standort
Dokumentation der freiwilligen Teilnehmer in smart!bAV (als Nachweis für den Arbeitgeber)
Aushändigung der Benutzerzugänge zum MA-Portal gegen digitale Quittung (arbeitsrechtlicher Nachweis der vom Arbeitgeber erfüllten Informationspflicht)
Individuelle Entscheidung der Arbeitnehmer zu Teilnahme oder Nicht-Teilnahme an bAV bzw. Erhalt persönlicher Informationen zur bAV gegen digitale Quittung (Protokollierung der Inhalte und Dokumentation der Entscheidung der Arbeitnehmer, ja/nein, mittels digitaler Unterschrift der Arbeitnehmer)
Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung mit digitaler Unterschrift der Arbeitnehmer
Unterstützung bei der Durchführung persönlicher Vor-Ort-Informations-/Beratungsgespräche durch den Makler während der Arbeitszeit (Terminvereinbarungen, -erinnerungen u. ä. per E-Mail direkt aus smart!bAV heraus).

Erzeugen relevanter Dokumente & Vereinbarungen

Erstellung einer Online-Formular-basierten Entgeltumwandlungsvereinbarung, mit digitaler Unterschrift des Arbeitnehmers sowie nachfolgender elektronischer Gegenzeichnung durch den Arbeitgeber mittels digitalem Freigabeprozess
Anmeldung des Arbeitnehmers zum bAV-Gruppenvertrag des Arbeitgebers mittels Onlineformular und digitaler Unterschrift des Arbeitgebers bzw. Bevollmächtigten
Erklärungen zum (geänderten) Bezugsrecht o.ä. durch den Arbeitnehmer mittels Online-Formular mit digitaler Unterschrift des Arbeitnehmers vor Ort (ggf. nachfolgende Bestätigung des Arbeitgebers erfolgt durch elektronische Gegenzeichnung mittels digitalem Freigabeprozess)
Automatische Ablage aller Formulardokumente beim Arbeitnehmer
Aktive nachrichtliche Information des Arbeitgebers über bAV-spezifische Veränderung der Lohn-/Gehaltsdaten (Entgeltumwandlung, Arbeitgeber-Zuschüsse etc.) innerhalb des Systems
Beratungsaufträge an bAV-Vermittler – je nach Anlass, Übernahme des Veränderungsmanagements laufender Zusagen und Verträge
Übernahme der Kommunikation mit Versorgungsträgern inklusive Erledigungskontrolle
Fristenkonforme Begleitung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Austritten und Abmeldungen
Verwahrung von Originalurkunden (Outsourcing)

Bei Austritt:

Bei jeder Austrittsmeldung prüft ASS-KO automatisch im Hintergrund die Möglichkeit der versicherungsvertraglichen Lösung gemäß § 2 Abs. 2 oder 3 BetrAVG und stellt ggf. dem Arbeitgeber innerhalb von smart!bAV das entsprechend vorausgefüllte Formular als PDF für den Arbeitnehmer und den Versorgungsträger zur Verfügung.

Verwaltung & Bewirtschaftung der bAV-Dokumente

Import der bAV-Policen (PDF) und Ablage im Dokumentenarchiv des Arbeitnehmers
Datenschutzkonforme Benachrichtigung darüber von Arbeitgeber und Arbeitnehmer per Push Notification und/oder per E-Mail mit DeepLink zum Ablageort innerhalb smart!bAV
Verwahrung der Originale für Arbeitgeber oder Postversand der Urkunden an Arbeitgeber
Aktualisierung aller Änderungsdokumente und Nachträge o.ä. im Dokumentenarchiv des Arbeitnehmers mit jeweils datenschutzkonformer Benachrichtigung des Arbeitgebers und/oder Arbeitnehmers über neue Dokumente
Zugriffsschutz auf neue Dokumente durch Anmeldung in smart!bAV

Übernahme aller Meldungen an die Versorgungsträger

Von der Anmeldung zur bAV, über sämtliche Änderung von Stamm- oder Kommunikationsdaten der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer
Veränderungswünsche zu bestehenden bAV-Verträgen (Beitragshöhen, Zahlweisen, Zusatzversicherungen
Temporäre Beitragsfreistellungen und Wiederinkraftsetzungen nach z. B. Elternzeit oder langfristiger Erkrankung etc.)
Abmeldung von der bAV bei Austritt per Online-Assistenten

Begleitung der Mitarbeiter bei Austritt/Arbeitgeber-Wechsel

Ausgetretene Arbeitnehmer werden innerhalb der ASS-KO smart!bAV-Services vorübergehend einem fiktiven „Interims-AG“ zugeordnet und behalten somit bis auf Weiteres ihren Zugang zu einem MA-Portal und vollen Zugriff auf ihre Daten und Dokumente – z.B. zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber.

Nachhaltigkeit der bAV im Unternehmen

Vorteile für Unternehmen

Die maximale Vereinfachung der Verwaltung und Bewirtschaftung des bAV-Bestands mit Hilfe der ASS-KO smart!bAV-Services fördert die Verbreitung der bAV im deutschen Mittelstand: „die Verwaltung der bAV ist (jetzt nicht mehr!) zu kompliziert!“. Arbeitgeber „trauen“ sich durch die smart!bAV-Services, eine unternehmensweite bAV aktiv anzubieten und zu kommunizieren.

Mit der zentralen Bereitstellung aller allgemeinen und individuellen Informationen, Daten und Dokumente zur bAV an die Arbeitnehmer erfüllen Unternehmen ihre Fürsorge- und Informationspflichten in arbeitsrechtlich vorbildlicher Manier.
Arbeitnehmer haben jederzeit einfachen Zugang und Zugriff auf allgemeine und ihre persönlichen bAV-Daten und Dokumente. bAV wird auf Wunsch täglich „erlebbar“ und wertvoll! Damit steigt bei Arbeitnehmern die Bereitschaft, in bAV zu investieren bzw. bestehende bAVs zu erhalten.

Vorteile für Arbeitnehmer

Durch die aktive Bewirtschaftung aller bAV-Verträge ist ASS-KO sehr früh in die Entscheidungsfindungen zur Veränderung (Abschluss, Änderung, Kündigung) von bAV-Verträgen eingebunden. ASS-KO kann qualifiziert auf eventuell nachteilige Entscheidungen hinweisen, Einfluss nehmen und ggf. bestandserhaltend eingreifen, anstelle nur noch die von Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – oft mangels Fachwissen – herbeigeführte Entscheidungen zu verwalten.

Beispiel 1: Beitragsfreistellung nach 6 Wochen Lohnfortzahlung/Krankheit
Wenn die bAV eine Beitragsbefreiung oder Rente für den Fall einer Berufsunfähigkeit enthält, führt eine von Arbeitgebern beim Versicherer oft “reflexartig” veranlasste Beitragsfreistellung zur Unterbrechung des Versicherungsschutzes! Und das ausgerechnet in einer Phase, in der für den erkrankten Arbeitnehmer das Risiko einer Berufsunfähigkeit dramatisch angestiegen ist! Tritt nun der Schadenfall ein, muss meist der Arbeitgeber die BU-Rente für viele Jahre aus eigenen Mitteln zahlen, da er den Versicherungsschutz unterbrochen hat und seiner Fürsorgepflicht nicht ausreichend nachgekommen ist!
Beispiel 2: Übernahme bestehender bAVs vom Vorarbeitgeber
Die meisten Arbeitgeber glauben, mit der (ungeprüften) Übernahme einer Direktversicherung aus Zeiten des Vorarbeitgebers einen neuen Mitarbeiters, führt man doch nur den bAV-Vertrag fort – darauf könne der neue Mitarbeiter schließlich pochen, da es ja um sein Geld gehe. Weit gefehlt! Mit der Übernahme des bAV-Vertrages übernimmt der neue Arbeitgeber die vollständige arbeitsrechtliche Versorgungszusage des Vorarbeitgebers – der bAV-Vertrag finanziert diese Zusage höchstens! Damit befreit das neue Unternehmen den Vorarbeitgeber von jeglicher Haftung aus seiner evtl. nur mangelhaft zustandegekommenen Versorgungszusage. Das gleicht für den neuen Arbeitgeber dem Ausstellen eines Blankoschecks!

Qualität der Datenhaltung / Datenschutz

CLOUD-Services aus Deutschland

Der Lizenzgeber von smart!bAV ist Mitglied und Unterstützer der Initiative Cloud Services Made in Germany. Die Daten der Kunden dürfen ausschließlich auf Servern in Deutschland gehalten werden. Dadurch gilt das strenge deutsche Datenschutzrecht. Dieses regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und schützt Cloud-Nutzer so vor Datenmissbrauch.

TÜV-IT zertifizierte Rechenzentren

Betrieben werden die für smart!bAV relevanten Rechenzentren von dem Unternehmen akquinet in Hamburg. Mit seinen TÜV-IT zertifizierten Rechenzentren in Hamburg, Norderstedt und Itzehoe setzt akquinet neue Maßstäbe und hat den Deutschen Rechenzentrumspreis 2013 sowie den ersten Internationalen Preis für das beste neue Rechenzentrum des Jahres gewonnen. Neben den Standards für Daten- und Zutrittssicherheit sowie der technischen Ausstattung – beides auf dem aktuell neuesten Stand – erreichen die Rechenzentren auch in Sachen Energieeffizienz Spitzenwerte in Deutschland. Green IT ist uns ein wichtiges Anliegen. Der Betrieb der Rechenzentren erfolgt unter ökologischen und ökonomischen Gesichtspunkten.

Sichere Datenübertragung durch SSL/TLS

Alle Daten werden auf den Übertragungswegen durchgehend SSL-verschlüsselt. Für unsere Kunden bedeutet dieses anerkannte Verschlüsselungsverfahren, das z. B. auch beim Onlinebanking eingesetzt wird, eine maximale Sicherheit nicht nur bei der Speicherung, sondern auch auf dem Weg durch das Internet. Sämtlicher E-Mail-Verkehr aus smart!bAV heraus setzt auf dem Verschlüsselungsstandard TLS 1.2 auf.

5-Phasen-Modell

ANALYSE

BERATUNG

DIGITALISIERUNG

UMSETZUNG

BEWIRTSCHAFTUNG

Wie wird das Projekt gemanaged?

Einführung:

Enge Kommunikation und Abstimmung zwischen dem Projektleiter der ASS-KO und Ihrer Personalabteilung
Bis zu fünf vor-Ort-Sessions
Drei bis fünf Abstimmungstelefonate oder Online-Meetings pro Woche
Wechselseitige Qualitätskontrolle aufgrund neuer Prozesse und Workflows beim Arbeitgeber (u. a. ungewohnte Informationsdichte für die Personalsachbearbeiter)
Zentrale Kommunikation aller „Störfälle“, Neuerungen und Optimierungen mit dem ASS-KO Projektleiter und Ihrer Personalabteilung

Betriebsphase:

Wöchentliche Kontrolle aller erledigten und offenen Aufgaben, Vorgänge und Wiedervorlagen mittels smart!bAV-interner „ToDo-Listen“
Aufgaben und Vorgänge werden erfasst und bestimmten Sachthemen oder Aufgabenbereichen der ASS-KO-Mitarbeiter/innen zugeordnet
Key-Accounts können zeitnah auf eventuelle „Flaschenhalseffekte“ oder freie Ressourcen reagieren und z.B. Aufgaben neu verteilen

Ist Ihr Unternehmen bAV-fit?

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