Kennen Sie die verschiedenen Aufbewahrungspflichten und -fristen von Unterlagen in der betrieblichen Altersversorgung (bAV)? Hier finden Sie einen Überblick.
Die bAV betrifft viele Rechtsgebiete, z. B. Arbeitsrecht, Steuerrecht, Handelsrecht, Sozialversicherungsrecht, Versicherungsvertragsrecht. Dort gibt es jeweils verschiedene Aufbewahrungspflichten für Arbeitgeber, um die Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Regelungen zu dokumentieren und im Streitfall beweisbar zu machen.
Relevant für Aufbewahrungen sind in der bAV z. B. folgende Unterlagen:
- Entgeltumwandlungsvereinbarung
- Arbeitsrechtliche Zusage (z. B. Betriebsvereinbarung, Versorgungsordnung, Einzelzusagen, Leistungsplan)
- Gesellschafterbeschluss, Aufsichtsratsbeschluss
- Verpfändungsvereinbarung
- Gruppenvertrag
- soweit die Versicherung für den Inhalt der Zusage maßgeblich ist, z. B. die Bezugnahmeregelungen: Versicherungsschein, Standmitteilungen, Versicherungsbedingungen
- Aufnahmeantrag (soweit die Zahlung der Versicherungsprämie vor formellem Vertragsbeginn erfolgt/e)
Wie lange müssen Unterlagen zur bAV mindestens aufbewahrt werden?
Steuerrechtlich werden die Aufbewahrungsfristen in der Abgabenordnung (AO) und im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Die längste Frist beträgt hierbei zehn Jahre. Auch für die bAV gilt, dass die Buchführung so geführt werden muss, dass sie einem sachverständigen Dritten einen aussagekräftigen und vollständigen Überblick über die entsprechenden Geschäftsvorfälle vermittelt. Das bedeutet, dass im Zweifelsfall alle oben genannten Unterlagen zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind. Die Frist beginnt mit dem Schluss des entsprechenden Bilanzjahres. Darüber hinaus ist zu beachten, dass für Pensionszusagen die steuerliche Schriftformerfordernis auch nach Ablauf der zehn Jahre erfüllt sein muss, d. h. es muss eine schriftliche Pensionszusage vorliegen und nachgewiesen werden.
Die einkommensteuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen sowie -pflichten betreffen die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten und sind für die Lohnsteuer-Außenprüfung wesentlich. Sie betragen jedoch (nur) sechs Jahre.
Handelsrechtlich beträgt die längste Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Hiervon betroffen sind nur die gewinnrelevanten Buchungsbelege, die zur Gewinnermittlung des Betriebs maßgeblich sind. Darunter fallen Belege, die nachweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Darüberhinausgehende Unterlagen und Dokumente unterliegen maximal einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist.
Sozialversicherungsrechtlich sind die Beitragsabrechnungen und -nachweise des Gesamtsozialversicherungsbeitrags aufbewahrungspflichtig. Die Entgeltunterlagen all Ihrer Mitarbeiter müssen geordnet und getrennt nach Kalenderjahren aufbewahrt werden. Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Durch das Prüfungsintervall von vier Jahren werden diese also bis zu fünf Jahre aufbewahrt.
Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht lediglich hinsichtlich der Unterlagen zur Ermittlung des Beitrags zum Pensions-Sicherungs-Verein Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (PSVaG). Diese Frist beträgt sechs Jahre.
ABER ACHTUNG: der Anspruch auf Leistungen aus der bAV verjährt arbeitsrechtlich erst nach 30 Jahren – und dies gerechnet ab Eintritt der Leistungspflicht! Das bedeutet unter Umständen, dass ein mit 67 Jahren in den Ruhestand getretener ehemaliger Arbeitnehmer (oder im Falle dessen Todes seine Hinterbliebene) bis zu dessen 97. Lebensjahr Ansprüche aus „seiner“ bAV stellen kann. Diese Frist gilt im Übrigen auch für bereits vor Renteneintritt bei Ihnen ausgeschiedene Mitarbeiter*innen – sofern diese (noch) Ansprüche gegen Sie aus einer bAV haben.
Im Unterschied zur gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für die Beiträge zur PSVaG obliegt es Ihrer eigenen unternehmerischen Weitsicht, ob und welche Unterlagen Sie bis zum Ablauf der Verjährungsfristen aufbewahren. Unser Tipp: jeder Nachweis mehr erspart ggf. einen teuren Prozess! Digitale Speichermedien kosten nicht die Welt und benötigen kaum mehr Platz. Und in Kombination mit einer revisionssicheren Abwicklungsplattform à la smart!bAV finden Sie auch in zig Jahren noch auf Knopfdruck die nötige Unterlage (Versorgungsordnung, Entgeltumwandlungsvereinbarung, Beratungsprotokoll, Versorgungszusage/Versicherungsschein, Nachträge etc.), um schon im Vorfeld einer rechtlichen Auseinandersetzung unberechtigte Ansprüche Dritter substanziell abzuwehren.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema oder zur Abwicklung haben, zögern Sie bitte nicht, uns direkt anzusprechen. Wir helfen gerne!
Viele Grüße
Ihre ASS-KO
Disclaimer: Bitte beachten Sie, dass die Ausführungen allgemeine Informationen darstellen und lediglich unsere Einschätzung wiedergeben. Konkrete Einzelfragen sollten Sie unbedingt mit einer rechtskundigen Person (z. B. Rechtsanwalt oder Steuerberater) klären.
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